Organizacja wydarzenia biznesowego w kilku praktycznych wskazówkach

Wydarzenia biznesowe odbywają się codziennie w hotelach, centrach kongresowych, restauracjach i miejscach wydarzeń na całym świecie.

Czym są wydarzenia biznesowe

Wydarzenie biznesowe to zazwyczaj obejmuje formalnie zaplanowany program i konkretny cel biznesowy dla wszystkich zaangażowanych osób. Wydarzenie biznesowe to każde spotkanie lub wydarzenie, na którym ludzie zbierają się, aby zwiększyć świadomość marki, edukować klientów, usprawnić rozwój biznesu, wprowadzać produkty na rynek i tak dalej. Wydarzenia biznesowe nie ograniczają się do firm: stowarzyszenia, organizacje non-profit i agencje rządowe są równie zajęte organizowaniem własnych imprez biznesowych. Zazwyczaj obejmują jeden z następujących rodzajów wydarzeń: konferencje, seminaria, targi, szkolenia, wyjazdy integracyjne dla pracowników, spotkania z klientami, prezentacje produktów itp…

• Poznaj – Jak zorganizować konferencję?

Przygotowanie imprezy biznesowej

Wydarzenia (czyli eventy) biznesowe są zwykle organizowane w celu poprawy jakości komunikacji w firmie lub pozyskania obecnych lub przyszłych partnerów biznesowych. To także doskonały moment na promocję Twojej firmy poprzez pomysłowość i kreatywność w organizacji wydarzenia. Organizator i firma, dla której organizowana jest impreza, ma dzięki takiej imprezie wiele do skorzystania.

Pomysł na wydarzenie

Najważniejszą kwestią dla wydarzenia biznesowego jest idea, ogólna koncepcja, wokół której będzie zorganizowana cała impreza, jej temat przewodni. Powinno to być coś oryginalnego i wyróżniającego się na tle innych wydarzeń, ale jednocześnie coś, co nie będzie się zbytnio różnić od typowych wydarzeń. W przeciwnym razie może to spowodować konsternację gości. Osiągnięcie odpowiedniego efektu jest zwykle najłatwiejsze do osiągnięcia poprzez komunikację z innymi osobami zaangażowanymi w wydarzenie i stworzenie swoistej burzy mózgów, podczas której poszukuje się optymalnych rozwiązań. Jeśli poważna burza mózgów nie jest możliwa, zawsze powinna odbyć się przynajmniej faza konsultacyjna wydarzenia, podczas której nasze pomysły konfrontowane są z czyimiś oczekiwaniami.

Czas i miejsce

Czas i miejsce wydarzenia to kwestie, które powinny się wzajemnie uzupełniać i uzupełniać o tematykę wydarzenia. Bardzo ważne jest, aby żadna z tych kwestii nie kolidowała z planami i możliwościami zaproszonych gości. Miejsce na wydarzenia biznesowe musi być dla nich wygodne, a czas tak dobrać, aby w podobnym czasie nic innego nie odciągało gości. Konieczność wyboru między alternatywami to sytuacja, której należy unikać. Z punktu widzenia lokalizacji ważne jest również, aby miejsce wydarzenia było dopasowane do tematyki przygotowywanego wydarzenia.

Organizacja metodyczna

Organizacja wydarzenia może wydawać się stosunkowo prosta, tym bardziej, że pomagają w tym wyspecjalizowane firmy. Nie oznacza to jednak, że nie ma tu wielu pułapek i możliwości popełnienia błędu. Imprezę należy organizować krok po kroku, tak aby każdy kolejny element wydarzenia był zaplanowany i przypięty na ostatni guzik przed przystąpieniem do planowania kolejnej rzeczy.

Komunikacja

Pozyskanie założonej liczby gości podczas imprezy biznesowej jest bardzo trudne. Ponieważ trzeba zgrać kalendarze wielu osób, które często są bardzo luźno powiązane lub wręcz przeciwnie współpracują ze sobą i jeśli jedna osoba coś nie pasuje, ich brak będzie oznaczał brak kilku innych. Dlatego zawsze należy bardzo dbać o informacje przekazywane potencjalnym gościom i dokładać wszelkich starań, aby być z nimi w kontakcie. Musisz od razu wiedzieć, kiedy nastąpią jakieś zmiany i jak sobie z nimi poradzić. Strona internetowa wydarzenia to dziś również standard.

Pamiątki, gadżety

Po konferencji trzeba przygotować prezenty oraz pamiątki, np. zdjęcia. To ważny element takiego spotkania, który z pewnością zapadnie w pamięci naszych Gości.