7 błędów przy wyborze miejsca na konferencję. Niektóre wychodzą dopiero w dniu wydarzenia

Na zdjęciach wszystko wygląda dobrze. Elegancka sala, równo ustawione krzesła, duży ekran, stoliki z kawą. Oferta obiektu również nie budzi zastrzeżeń: odpowiednia liczba miejsc, Wi-Fi, parking, catering i sprzęt multimedialny.

A później przychodzi dzień konferencji.

Okazuje się, że uczestnicy z ostatnich rzędów nie widzą prezentacji, podczas przerwy tworzy się kolejka do kawy, internet zaczyna zwalniać, a przejście pomiędzy stołami jest tak wąskie, że trudno swobodnie poruszać się po sali.

Wybór miejsca na wydarzenie firmowe jest znacznie bardziej złożony, niż może się wydawać. Oto kilka błędów, które organizatorzy mogą wyeliminować jeszcze przed podpisaniem umowy.

1. Patrzenie wyłącznie na maksymalną liczbę osób

„Sala dla 150 osób” brzmi konkretnie.

Problem w tym, że liczba ta często oznacza maksymalną pojemność przy jednym określonym ustawieniu – najczęściej teatralnym.

Jeżeli podczas konferencji uczestnicy mają siedzieć przy stołach, pracować w grupach albo korzystać z przestrzeni warsztatowej, realna pojemność pomieszczenia może być znacznie mniejsza.

Dlatego zamiast pytać:

Ile osób mieści sala?

lepiej zapytać:

Ile osób zmieści się w niej komfortowo w ustawieniu, którego potrzebujemy?

Różnica może być naprawdę duża.

2. Wybieranie sali tylko na podstawie zdjęć

Profesjonalna fotografia potrafi zrobić z niewielkiego pomieszczenia imponującą przestrzeń.

Szerokokątny obiektyw optycznie powiększa wnętrze, odpowiednie światło poprawia jego wygląd, a zdjęcie wykonane z pustą salą nie pokazuje, jak będzie ona wyglądała po ustawieniu 80 krzeseł, stołów, sceny i sprzętu.

Fotografie są dobrym początkiem poszukiwania, ale nie powinny być jedynym kryterium.

Przy większej konferencji warto dokładnie sprawdzić powierzchnię, wymiary pomieszczenia, wysokość, ustawienia oraz rozmieszczenie wejść.

Jeszcze lepiej, jeśli przed wydarzeniem możliwa jest wizja lokalna.

3. Niedocenianie przestrzeni przed salą

Organizatorzy często analizują samą salę bardzo dokładnie, a znacznie mniej uwagi poświęcają temu, co znajduje się przed jej drzwiami.

Tymczasem to właśnie tam może odbywać się duża część wydarzenia.

Foyer może być potrzebne na:

rejestrację uczestników, przerwy kawowe, stanowiska sponsorów, rozmowy networkingowe, szatnię czy ekspozycję materiałów promocyjnych.

Jeżeli 200 osób podczas piętnastominutowej przerwy wychodzi do niewielkiego korytarza, nawet świetnie przygotowana konferencja może nagle stracić na komforcie.

Dobra przestrzeń konferencyjna powinna więc działać także wtedy, gdy uczestnicy opuszczają główną salę.

4. Założenie, że „jest Wi-Fi” załatwia sprawę

Dostęp do internetu jest dziś w obiektach konferencyjnych standardem. Sama informacja o Wi-Fi mówi jednak bardzo niewiele.

Inaczej działa sieć używana przez kilka osób w hotelowym lobby, a inaczej ta sama infrastruktura, gdy jednocześnie loguje się do niej kilkuset uczestników konferencji.

Znaczenie ma również charakter wydarzenia.

Jeśli prowadzący korzysta z materiałów online, organizowana jest transmisja, uczestnicy pracują w aplikacjach internetowych albo wydarzenie ma formę hybrydową, stabilne łącze staje się jednym z najważniejszych elementów technicznych.

Warto więc wcześniej ustalić, jakie możliwości rzeczywiście oferuje obiekt.

5. Pomijanie logistyki uczestnika

Organizator zna lokalizację wydarzenia od tygodni. Uczestnik często widzi ją pierwszy raz dopiero rano w dniu konferencji.

Warto więc spróbować przejść jego drogę.

Gdzie zaparkuje samochód?

Jak daleko jest z dworca?

Czy wejście do centrum konferencyjnego jest dobrze oznaczone?

Czy po wejściu wiadomo, w którą stronę należy się udać?

Czy w pobliżu znajduje się hotel, jeżeli wydarzenie trwa dwa dni?

Lokalizacja w centrum miasta nie zawsze oznacza najlepszą dostępność, podobnie jak obiekt położony poza centrum nie musi być trudny logistycznie. Czasami hotel znajdujący się przy ważnej trasie i oferujący duży parking będzie wygodniejszy niż sala w śródmieściu.

6. Brak planu B

Konferencje mają szczególną zdolność do testowania rzeczy, które wcześniej działały bez zarzutu.

Laptop nie łączy się z projektorem. Mikrofon zaczyna przerywać. Prelegent przyjeżdża z prezentacją w innym formacie. Liczba uczestników okazuje się większa od planowanej.

Dlatego dobry obiekt konferencyjny to nie tylko sprzęt.

Ogromne znaczenie ma również obsługa.

Warto zapytać wcześniej, czy podczas wydarzenia dostępna będzie pomoc techniczna, czy obiekt posiada zapasowy mikrofon, jakie są możliwości zmiany ustawienia oraz co można zrobić w przypadku zwiększenia liczby uczestników.

Plan B przygotowany przed konferencją jest zdecydowanie tańszy niż improwizacja pięć minut przed rozpoczęciem prezentacji.

7. Szukanie „najlepszej sali” zamiast najlepiej dopasowanej

To prawdopodobnie najważniejszy błąd.

Nie istnieje jedna najlepsza sala konferencyjna.

Sala na spotkanie zarządu dla 12 osób nie powinna być oceniana według tych samych kryteriów co przestrzeń na kongres dla 800 uczestników. Inne wymagania ma szkolenie, inne gala, jeszcze inne konferencja połączona z wystawą.

Zamiast rozpoczynać od obiektów, warto więc zacząć od samego wydarzenia.

Ilu będzie uczestników?

Jak będzie wyglądał program?

Czy potrzebujemy jednej czy kilku sal?

Czy uczestnicy zostają na noc?

Czy potrzebna będzie scena?

Czy wydarzenie wymaga dużego foyer?

Czy planujemy część integracyjną?

Dopiero na podstawie tych odpowiedzi można rozpocząć właściwe poszukiwania.

Więcej praktycznych wskazówek dotyczących wyboru przestrzeni znajdziesz w poradniku „Sale konferencyjne – nie szukaj największej. Szukaj tej właściwej”.

Miejsce jest częścią wydarzenia

Uczestnicy nie muszą pamiętać parametrów projektora ani powierzchni sali w metrach kwadratowych.

Zapamiętają natomiast, czy dobrze widzieli scenę, czy było im wygodnie, czy mogli spokojnie porozmawiać podczas przerwy i czy dotarcie na konferencję nie stało się logistycznym wyzwaniem.

Dlatego wyboru miejsca nie warto traktować jak rezerwacji pomieszczenia.

To jedna z najważniejszych decyzji organizacyjnych całego wydarzenia.

Dobry obiekt pozostaje w tle i pozwala skupić się na programie, prelegentach i uczestnikach. Zły przypomina o sobie przez cały dzień.

Artykuł powstał we współpracy z serwisem Konferencyjne.pl, wyszukiwarką sal konferencyjnych i przestrzeni na spotkania biznesowe w całej Polsce.