Rynek MICE w Polsce – dlaczego firmy coraz więcej wymagają od miejsc na spotkania biznesowe?

Sala konferencyjna, projektor, kilka mikrofonów i przerwa kawowa – jeszcze stosunkowo niedawno taki zestaw mógł być podstawą oferty obiektu kierowanej do klientów biznesowych. Dzisiaj oczekiwania są znacznie większe. Firmy organizujące konferencje, szkolenia, kongresy, spotkania zarządów czy wyjazdy integracyjne coraz częściej szukają nie tylko wolnej sali w odpowiednim terminie, ale miejsca pozwalającego zaprojektować całe wydarzenie.

Zmienia się technologia, sposób pracy i podejście do spotkań służbowych. Jednocześnie uczestnicy przyzwyczajeni do coraz wyższego standardu hoteli, gastronomii i usług oczekują podobnej jakości podczas wydarzeń firmowych. Dla obiektów działających na rynku MICE oznacza to konieczność konkurowania czymś więcej niż powierzchnią sal i liczbą dostępnych miejsc.

Sala konferencyjna pozostaje ważna, ale to dopiero początek

Oczywiście podstawą nadal jest odpowiednia przestrzeń. Organizator musi wiedzieć, ilu uczestników pomieści sala, jakie ustawienia można w niej zastosować i jakie wyposażenie znajduje się na miejscu. Znaczenie mają również światło dzienne, możliwość zaciemnienia, klimatyzacja, akustyka, wysokość pomieszczenia oraz dostęp do szybkiego internetu.

Przy większych wydarzeniach wymagania szybko jednak rosną. Potrzebne może być miejsce na scenę, kilka ekranów, stanowisko realizatora, recepcję uczestników, stoiska partnerów czy dodatkowe elementy scenografii. Jednocześnie trzeba zachować odpowiednią przestrzeń komunikacyjną.

Dlatego informacja „sala dla 300 osób” nie zawsze wystarcza. Organizator chce wiedzieć, jak ta przestrzeń będzie wyglądała po ustawieniu sceny, techniki i wszystkich elementów potrzebnych do realizacji konkretnego wydarzenia.

Coraz większą przewagę mogą mieć więc obiekty potrafiące elastycznie dostosować przestrzeń do różnych formatów spotkań.

Firmy organizują coraz bardziej zróżnicowane wydarzenia

Rynek spotkań biznesowych nie ogranicza się do dużych konferencji. Firma może potrzebować jednego dnia przestrzeni dla kilkuset klientów, a kilka tygodni później szukać kameralnego miejsca na spotkanie kilkunastoosobowego zarządu.

Do tego dochodzą szkolenia, warsztaty, premiery produktów, spotkania sprzedażowe, wydarzenia dla partnerów, gale, bankiety, integracje czy kilkudniowe wyjazdy zespołowe.

Każdy z tych formatów wymaga czegoś innego.

Podczas konferencji najważniejsza może być duża sala i zaplecze techniczne. Warsztaty wymagają elastycznego ustawienia stołów oraz przestrzeni do pracy w grupach. Spotkanie zarządu potrzebuje prywatności i spokojnej atmosfery. Natomiast przy wyjeździe integracyjnym równie ważne jak część konferencyjna mogą być noclegi, restauracja, SPA, tereny rekreacyjne czy możliwość przygotowania atrakcji na świeżym powietrzu.

Obiekt, który potrafi obsłużyć kilka takich scenariuszy, staje się dla organizatora znacznie bardziej interesujący.

Networking wymaga przestrzeni

Jedną z ważniejszych zmian jest większe zainteresowanie tym, co dzieje się poza oficjalnym programem konferencji. Uczestnicy przyjeżdżają na wydarzenia nie tylko po to, żeby słuchać prelegentów. Chcą również spotkać klientów, poznać przedstawicieli innych firm, wymienić doświadczenia i nawiązać nowe kontakty.

A do tego potrzebne jest odpowiednie miejsce.

Nawet świetnie wyposażona sala nie rozwiąże problemu, jeśli po zakończeniu prezentacji kilkaset osób znajdzie się w niewielkim korytarzu. Przestronne foyer, wygodne miejsca do siedzenia, stoliki, strefy kawowe czy mniejsze miejsca do rozmów mogą mieć ogromne znaczenie dla jakości wydarzenia.

Organizatorzy coraz częściej dostrzegają, że nieformalna przestrzeń konferencji może być równie ważna jak sama scena.

Technologia przestaje być dodatkiem

Wymagania techniczne również szybko się zmieniają. Jeszcze niedawno pytanie o wyposażenie sali często sprowadzało się do projektora, ekranu i mikrofonu. Obecnie podczas bardziej rozbudowanych wydarzeń wykorzystywane są duże ekrany LED, profesjonalne systemy nagłośnienia, oświetlenie sceniczne, transmisje online, aplikacje konferencyjne czy systemy umożliwiające interakcję z uczestnikami.

Do organizacji wydarzeń wkracza również sztuczna inteligencja. Narzędzia wykorzystujące AI mogą pomagać między innymi w przygotowaniu treści, analizowaniu informacji o uczestnikach, opracowywaniu komunikacji, tworzeniu podsumowań czy analizie ankiet po wydarzeniu.

Nie oznacza to, że każdy hotel musi posiadać najbardziej zaawansowane rozwiązania technologiczne. Coraz ważniejsza staje się natomiast możliwość ich sprawnego wdrożenia przy współpracy z odpowiednimi dostawcami.

Organizator chce mieć pewność, że technologia zadziała wtedy, gdy sala będzie wypełniona uczestnikami.

Hotel coraz częściej sprzedaje całe doświadczenie

Szczególnie interesująca zmiana zachodzi w przypadku wydarzeń kilkudniowych. W takim scenariuszu firma nie kupuje już tylko wynajmu sali. Potrzebuje noclegów, wyżywienia, przestrzeni na spotkania, programu dodatkowego i miejsca na wieczorną integrację.

Znaczenia nabiera również lokalizacja.

Hotel w górach może wykorzystać otoczenie do przygotowania aktywności terenowych. Obiekt nad jeziorem może zaproponować program rekreacyjny, a hotel w centrum dużego miasta – dostęp do restauracji, kultury i miejskich atrakcji.

Dzięki temu miejsce staje się częścią wydarzenia.

Może to być szczególnie ważne podczas wyjazdów, których celem jest nie tylko przekazanie wiedzy, ale również budowanie relacji pomiędzy pracownikami.

Gastronomia staje się częścią oceny wydarzenia

Uczestnik może nie pamiętać parametrów projektora ani powierzchni sali, ale prawdopodobnie będzie pamiętał, czy podczas lunchu przez dwadzieścia minut stał w kolejce.

Dlatego gastronomia ma duży wpływ na odbiór całego wydarzenia.

Liczy się nie tylko jakość jedzenia. Ważny jest sposób jego serwowania, liczba stanowisk podczas przerw, możliwość sprawnej obsługi dużej grupy oraz dostosowanie menu do różnych potrzeb żywieniowych.

Coraz większe znaczenie może mieć również ograniczanie marnowania żywności. Precyzyjne określenie liczby uczestników, odpowiednie porcjowanie i rozsądne planowanie bufetów pozwalają ograniczać ilość jedzenia pozostającego po zakończeniu wydarzenia.

Dla firm zwracających uwagę na kwestie środowiskowe takie działania mogą być dodatkowym argumentem przy wyborze partnera.

Organizatorzy muszą śledzić zmiany na rynku

Dynamiczny rozwój branży sprawia, że zarówno organizatorzy, jak i przedstawiciele hoteli czy centrów konferencyjnych powinni regularnie obserwować nowe rozwiązania. Powstają obiekty, modernizowane są istniejące przestrzenie, pojawiają się nowe technologie i zmieniają się formaty wydarzeń.

Warto więc śledzić aktualności z branży MICE, ponieważ informacje o nowych inwestycjach, trendach w organizacji wydarzeń, konferencjach, targach, technologiach czy ciekawych destynacjach mogą pokazywać kierunek, w którym rozwija się cały rynek.

Dla organizatora może to być źródło pomysłów na kolejne wydarzenie. Dla właściciela hotelu lub centrum konferencyjnego – wskazówka, czego za chwilę mogą oczekiwać klienci.

W szybko zmieniającej się branży wiedza o tym, co robi konkurencja i czego zaczyna potrzebować rynek, może mieć bardzo praktyczne znaczenie.

Kameralne spotkania również stają się ważnym segmentem

Rozwój rynku MICE nie oznacza wyłącznie coraz większych kongresów. Równolegle rośnie znaczenie mniejszych wydarzeń biznesowych, podczas których ważniejsze od skali są prywatność, jakość obsługi i możliwość swobodnej rozmowy.

Spotkania zarządów, warsztaty strategiczne, wydarzenia dla kluczowych klientów czy wyjazdy niewielkich zespołów wymagają zupełnie innej przestrzeni niż duża konferencja.

Czasami najlepszym miejscem nie będzie więc największa sala w hotelu, lecz kameralna przestrzeń z dużym stołem, dobrym wyposażeniem, dostępem do światła dziennego i możliwością zamówienia posiłków bez opuszczania strefy spotkania.

To kolejny argument przemawiający za elastycznością oferty obiektów konferencyjnych.

O wyborze obiektu coraz częściej decyduje suma szczegółów

Trudno wskazać jeden element, który zawsze przesądza o wyborze miejsca na wydarzenie. Cena pozostaje istotna, podobnie jak lokalizacja, dostępność terminów i wielkość sal. Jednak przy porównywalnych ofertach coraz większe znaczenie mogą mieć szczegóły.

Szybkość odpowiedzi na zapytanie, elastyczność w przygotowaniu oferty, możliwość zmiany układu sal, dobra gastronomia, sprawne zaplecze techniczne, dostępność parkingu, komfort noclegów czy doświadczenie osoby odpowiedzialnej za wydarzenie – każdy z tych elementów wpływa na końcową decyzję.

Organizatorzy chcą ograniczać ryzyko. Jeżeli powierzają obiektowi wydarzenie dla kilkuset klientów lub pracowników, potrzebują partnera, który rozumie specyfikę takich realizacji.

Rynek MICE będzie wymagał coraz większej elastyczności

Nie ma jednego kierunku, w którym rozwijają się wydarzenia biznesowe. Z jednej strony organizowane są duże konferencje i kongresy wykorzystujące zaawansowaną technologię, z drugiej – firmy wybierają kameralne spotkania i wyjazdy zespołów. Jedni organizatorzy potrzebują sali w centrum dużego miasta, inni szukają hotelu z dala od codziennego otoczenia uczestników.

Wspólnym mianownikiem staje się elastyczność.

Obiekty, które potrafią dopasować przestrzeń, technologię, gastronomię i program dodatkowy do rzeczywistych potrzeb klienta, mają szansę najlepiej wykorzystać zmiany zachodzące na rynku.

Bo współczesny klient biznesowy coraz rzadziej pyta wyłącznie: „Ile osób mieści sala?”. Znacznie częściej chce wiedzieć, czy w danym miejscu można zrealizować wydarzenie dokładnie takie, jakie zaplanował.